Steuerrechtlicher Überblick für Sprachtrainer & Sprachschulen

Üben Sie nun als Trainer eine Tätigkeit aus, die als selbständige Arbeit qualifiziert werden kann, haben Sie drei Möglichkeiten, Ihren Gewinn zu ermitteln:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Basispauschalierung
• Bilanzierung

Die E-A-R ist eine Geldflussrechnung. Der Gewinn wird nicht durch doppelte Buchführung (=Bilanzierung), sondern durch die Gegenüberstellung der Geld-Einnahmen und der Geld-Ausgaben ermittelt. Gewinnwirksam wird bei der E-A-R schon bzw. erst das, was an Geld der Kassa oder dem Bankkonto zugeflossen bzw. abgeflossen ist.

Die Betriebsausgaben müssen in dieser Aufstellung gruppenweise gegliedert dargestellt werden und der Steuererklärung beigelegt werden.

Schema einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Insbesondere für Trainer mit geringen Ausgaben kann die Basispauschalierung eine interessante Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darstellen. Soweit der Umsatz nicht mehr als € 220.000,00 betragen hat, können Sie statt des Einzelnachweises der Betriebsausgaben das 6%ige Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Berechnungsbasis für die 6% sind die Betriebseinnahmen.

Neben der 6%igen Betriebsausgabenpauschale können noch bestimmte zusätzliche Betriebsausgaben wie Krankenversicherungsbeiträge an einen gesetzlichen Sozialversicherungsträger sowie Beiträge zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Unfall- und Pensionsversicherung dazukommen. Neben dem Pauschale steht auch der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages zu. Dieser beträgt 13 % des Gewinns, jedoch maximal 13 % von € 30.000,00, also € 3.900,00.

Gehen Sie jedoch in einer späteren Veranlagungsperiode von der Betriebsausgabenpauschalierung auf den Einzelnachweis der Betriebsausgaben über, so ist eine erneute Betriebsausgabenpauschalierung frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren zulässig.

Nur der Vollständigkeit halber sei auf die Möglichkeit der Gewinnermittlung durch Bilanzierung, auch doppelte Buchhaltung oder Buchführung genannt, hingewiesen. Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet, es besteht jedoch immer die Möglichkeit, freiwillig zu bilanzieren. Trainer ermitteln ihren Gewinn fast ausschließlich mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, da die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchführung mit erheblichem administrativen Aufwand verbunden ist.

Prinzipiell unterliegen Ihre Einnahmen als selbständiger Trainer auch der Umsatzsteuer. Sollten Ihre Umsätze jedoch unter € 30.000,00 (=Nettogrenze) jährlich liegen, so sind Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Sie können sich dafür z.B. von den Rechnungen auch keine Vorsteuer abziehen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Damit werden Sie vorsteuerabzugsberechtigt. Der Steuersatz beträgt 20%. Für bestimmte Schulen und schulähnliche Einrichtungen sieht das Umsatzsteuergesetz eine Befreiung von der Umsatzsteuer vor. Sollten Sie an einer dieser Schulen als selbständiger Trainer unterrichten, gilt diese Umsatzsteuerbefreiung auch für Ihre Einkünfte an dieser Schule. Aufgrund der geänderten Rechtslage bzw. Auslegung der Vorschriften im Bereich der Sozialversicherung, wird es in Zukunft kaum mehr Trainer geben, die für Institute nicht in Form eines Dienstvertrages tätig sein werden und die somit in diesen Fällen Umsatzsteuer verrechnen könnten.

Die Tätigkeit als Trainer oder Sprachschule kann auch in der Rechtsform einer Gesellschaften mit beschränkter Haftung GmbH geführt werden.

1) GmbHs unterliegen mit ihrem Einkommen der Körperschaftsteuer (KöSt). Der Gewinn ist zwingend durch Erstellung eine Bilanz zu ermitteln. Die Körperschaftsteuer beträgt grundsätzlich 25 % des Einkommens der GmbH.

Mindest-Körperschaftsteuer

Bei Verlusten oder niedrigen Gewinnen hat die GmbH jedoch zumindest die sogenannte Mindestkörperschaftsteuer zu entrichten.

Der Gründungsbonus für die ersten vier Kalendervierteljahre nach der Gründung entfällt mit der Neuregelung. Für ihn gilt noch eine Übergangsfrist bis 31.12.2013, für Gesellschaften die diesen Gründungsbonus bisher angewendet haben, wenn die neue Mindest-Körperschaftsteuer höher sein würde. 

1) Ist die tatsächliche KöSt (z.B. 25 % von € 1.000,00 = € 250,00) niedriger als die Mindest-­KöSt (€ 1.750,00 p.a.), so kann die Differenz zur Mindest-KöSt unbegrenzt auf die Körper­schaftsteuerschuld der folgenden Jahre angerechnet werden.

2) Die Gewinnausschüttungen der GmbH an einen an ihr beteiligten Trainer werden wiederum mit der Kapitalertragsteuer (KESt) endbesteuert. Die KESt ist von der GmbH an das Finanzamt abzuführen. Der Trainer selbst hat jedoch die Möglichkeit, die KESt‑pflichtigen Kapitalerträge zu veranlagen, wenn die ESt geringer ist als die KESt. Die KESt wird in diesem Fall auf die ESt angerechnet und mit dem übersteigenden Betrag erstattet. Die Kapitalertragssteuer beträgt 25 % der ausgeschütteten Gewinne.

Schema der Steuerbelastung für Körperschaften und deren Gesellschafter, wenn der gesamte Gewinn ausgeschüttet wird:

Kapitalgesellschaft erwirtschaftet Gewinn von € 100.000,00
KöSt 25 % von € 100.000,00 = € 25.000,00
der Kapitalgesellschaft verbleiben € 75.000,00
KESt 25 % von € 75.000,00 = € 18.750,00
Gesellschafter erhält Ausschüttung von € 56.250,00

Gesamt-Steuerbelastung (ausgehend vom Gewinn der Kapitalgesellschaft): 43,75 % Für Gewinnanteile, die nicht ausgeschüttet werden und damit in der GmbH verbleiben, fällt lediglich die Körperschaftsteuer an.

3) Durch seine Tätigkeit als Geschäftsführer unterliegt der Trainer mit seinem Geschäftsführerbezug der Einkommensteuern. Bei einer Beteiligung von mehr als 25 % sind diese als Einkünfte aus selbständiger Arbeit zu versteuern.