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Steuerrechtlicher Überblick für Sprachtrainer & Sprachschulen

Sprachtrainer kommen je nach Art Ihrer Tätigkeit grundsätzlich mit unterschiedlichen Steuergesetzen in Berührung:

  • als Einzelunternehmer mit Einkommensteuer und eventuell Umsatzsteuer
  • als Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH mit Körperschaftsteuer, Einkommensteuer und eventuell Umsatzsteuer
  • als angestellter Trainer mit der Einkommensteuer/Lohnsteuer

Einzelunternehmer sind in erster Linie von der Einkommensteuer betroffen. Mit der Einkommensteuer können Sie üblicherweise in drei Formen konfrontiert werden:

  • In Form der durch den Dienstgeber einbehaltenen Lohnsteuer, wenn Sie in einem Dienstverhältnis stehen. In diesem Fall erzielen Sie Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.
  • In Form der veranlagten Einkommensteuer, wenn Sie in keinem Dienstverhältnis stehen. Hierbei beziehen Sie Einkünfte aus selbständiger Arbeit. In diesem Fall müssen Sie den Gewinn, der zu versteuern ist, selbst berechnen (siehe dazu Punkt Gewinnermittlung) und den entsprechenden Betrag an das Finanzamt abführen.
  • In Form der Kapitalertragsteuer bei den meisten Zinseinkünften. Sie wird auch als Quellensteuer bezeichnet, weil sie automatisch an der Quelle, üblicherweise von der Bank, einbehalten wird.

Welcher Einkunftsart unterliegen Trainer?

Wie unter dem Punkt Einkommensteuer ausgeführt, unterliegen Sie mit Ihren Einkünften bei selbständiger Arbeit der Einkommensteuer im Wege der Veranlagung. Bei einer nichtselbständigen Tätigkeit als Dienstnehmer wird die Einkommensteuer als Lohnsteuer vom Dienstgeber an das Finanzamt entrichtet.

Gewinnermittlung bei selbständiger Tätigkeit

Üben Sie nun als Trainer eine Tätigkeit aus, die als selbständige Arbeit qualifiziert werden kann, haben Sie drei Möglichkeiten, Ihren Gewinn zu ermitteln:

  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
  • Basispauschalierung
  • Bilanzierung

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die E-A-R ist eine Geldflussrechnung. Der Gewinn wird nicht durch doppelte Buchführung (=Bilanzierung), sondern durch die Gegenüberstellung der Geld-Einnahmen und der Geld-Ausgaben ermittelt. Gewinnwirksam wird bei der E-A-R schon bzw. erst das, was an Geld der Kassa oder dem Bankkonto zugeflossen bzw. abgeflossen ist.

Die Betriebsausgaben müssen in dieser Aufstellung gruppenweise gegliedert dargestellt werden und der Steuererklärung beigelegt werden.

Schema einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Honorareinnahmen_____________
Summe Haupterlöse_____________
Anlagenverkäufe_____________
Summe Nebenerlöse_____________
Summe Betriebseinnahmen_____________
Betriebsausgaben
Löhne und Gehälter_____________
Sozialausgaben,
sonst. Personalaufwand_____________
Summe Personalaufwand_____________
Miete_____________
Strom, Gas, Beheizung_____________
Büroinstandhaltung, Reparaturen_____________
Telefon, Porto_____________
KFZ-Kosten, Fahrtspesen_____________
Berufsfortbildung, -vertretung_____________
Geringwertige Wirtschaftsgüter_____________
Buchhaltung, Beratung, Büroaufwand_____________
Vertretungshonorar, Werkvertrag_____________
Zinsen, Finanzierungsaufwand_____________
Kammer, Pflichtvers., Verw.kosten_____________
Sonstige Betriebsausgaben_____________
Summe sonstiger Betriebsaufwand_____________
AfA lt. Anlagenverzeichnis
Summe unbarer Aufwand__________________________
Summe Betriebsausgaben_____________
Gewinn aus selbständiger Arbeit_____________

Basispauschalierung

Insbesondere für Trainer mit geringen Ausgaben kann die Basispauschalierung eine interessante Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darstellen. Soweit der Umsatz nicht mehr als € 220.000,00 betragen hat, können Sie statt des Einzelnachweises der Betriebsausgaben das 6%ige Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Berechnungsbasis für die 6% sind die Betriebseinnahmen.

Neben der 6%igen Betriebsausgabenpauschale können noch bestimmte zusätzliche Betriebsausgaben wie Krankenversicherungsbeiträge an einen gesetzlichen Sozialversicherungsträger sowie Beiträge zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Unfall- und Pensionsversicherung dazukommen. Neben dem Pauschale steht auch der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages zu. Dieser beträgt 13 % des Gewinns, jedoch maximal 13 % von € 30.000,00, also € 3.900,00.

Gehen Sie jedoch in einer späteren Veranlagungsperiode von der Betriebsausgabenpauschalierung auf den Einzelnachweis der Betriebsausgaben über, so ist eine erneute Betriebsausgabenpauschalierung frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren zulässig.

Bilanzierung

Nur der Vollständigkeit halber sei auf die Möglichkeit der Gewinnermittlung durch Bilanzierung, auch doppelte Buchhaltung oder Buchführung genannt, hingewiesen. Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet, es besteht jedoch immer die Möglichkeit, freiwillig zu bilanzieren. Trainer ermitteln ihren Gewinn fast ausschließlich mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, da die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchführung mit erheblichem administrativen Aufwand verbunden ist.

Umsatzsteuer

Prinzipiell unterliegen Ihre Einnahmen als selbständiger Trainer auch der Umsatzsteuer. Sollten Ihre Umsätze jedoch unter € 30.000,00 (=Nettogrenze) jährlich liegen, so sind Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Sie können sich dafür z.B. von den Rechnungen auch keine Vorsteuer abziehen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Damit werden Sie vorsteuerabzugsberechtigt. Der Steuersatz beträgt 20%. Für bestimmte Schulen und schulähnliche Einrichtungen sieht das Umsatzsteuergesetz eine Befreiung von der Umsatzsteuer vor. Sollten Sie an einer dieser Schulen als selbständiger Trainer unterrichten, gilt diese Umsatzsteuerbefreiung auch für Ihre Einkünfte an dieser Schule. Aufgrund der geänderten Rechtslage bzw. Auslegung der Vorschriften im Bereich der Sozialversicherung, wird es in Zukunft kaum mehr Trainer geben, die für Institute nicht in Form eines Dienstvertrages tätig sein werden und die somit in diesen Fällen Umsatzsteuer verrechnen könnten.

Körperschaftsteuer

Die Tätigkeit als Trainer oder Sprachschule kann auch in der Rechtsform einer Gesellschaften mit beschränkter Haftung GmbH geführt werden.

1) GmbHs unterliegen mit ihrem Einkommen der Körperschaftsteuer (KöSt). Der Gewinn ist zwingend durch Erstellung eine Bilanz zu ermitteln. Die Körperschaftsteuer beträgt grundsätzlich 25 % des Einkommens der GmbH.

Mindest-Körperschaftsteuer

Bei Verlusten oder niedrigen Gewinnen hat die GmbH jedoch zumindest die sogenannte Mindestkörperschaftsteuer zu entrichten.

Der Gründungsbonus für die ersten vier Kalendervierteljahre nach der Gründung entfällt mit der Neuregelung. Für ihn gilt noch eine Übergangsfrist bis 31.12.2013, für Gesellschaften die diesen Gründungsbonus bisher angewendet haben, wenn die neue Mindest-Körperschaftsteuer höher sein würde. 

GmbH€ 437,50€ 1.750,00
Nach dem 30.6.2013 neugegründete GmbH
Für die ersten fünf Jahre125,00 €500,00 €
für die nächsten fünf Jahre€ 250,00€ 1.000,00
Danach€ 437,50€ 1.750,00

1) Ist die tatsächliche KöSt (z.B. 25 % von € 1.000,00 = € 250,00) niedriger als die Mindest-­KöSt (€ 1.750,00 p.a.), so kann die Differenz zur Mindest-KöSt unbegrenzt auf die Körper­schaftsteuerschuld der folgenden Jahre angerechnet werden.

2) Die Gewinnausschüttungen der GmbH an einen an ihr beteiligten Trainer werden wiederum mit der Kapitalertragsteuer (KESt) endbesteuert. Die KESt ist von der GmbH an das Finanzamt abzuführen. Der Trainer selbst hat jedoch die Möglichkeit, die KESt‑pflichtigen Kapitalerträge zu veranlagen, wenn die ESt geringer ist als die KESt. Die KESt wird in diesem Fall auf die ESt angerechnet und mit dem übersteigenden Betrag erstattet. Die Kapitalertragssteuer beträgt 25 % der ausgeschütteten Gewinne.

Schema der Steuerbelastung für Körperschaften und deren Gesellschafter, wenn der gesamte Gewinn ausgeschüttet wird:

Kapitalgesellschaft erwirtschaftet Gewinn von € 100.000,00
KöSt 25 % von € 100.000,00 = € 25.000,00
der Kapitalgesellschaft verbleiben € 75.000,00
KESt 25 % von € 75.000,00 = € 18.750,00
Gesellschafter erhält Ausschüttung von € 56.250,00

Gesamt-Steuerbelastung (ausgehend vom Gewinn der Kapitalgesellschaft): 43,75 % Für Gewinnanteile, die nicht ausgeschüttet werden und damit in der GmbH verbleiben, fällt lediglich die Körperschaftsteuer an.

3) Durch seine Tätigkeit als Geschäftsführer unterliegt der Trainer mit seinem Geschäftsführerbezug der Einkommensteuern. Bei einer Beteiligung von mehr als 25 % sind diese als Einkünfte aus selbständiger Arbeit zu versteuern.

Sozialversicherungsrechtlicher Überblick

Für Sprachschulen

Aufgrund zahlreicher höchstgerichtlicher Entscheidungen in letzter Zeit ist es für Sprachschulen nicht mehr möglich freiberufliche Mitarbeiter in Form von Werkverträgen oder freien Dienstverträgen zu beschäftigen. Diese Vertragsverhältnisse werden von den Gebietskrankenkassen nicht mehr anerkannt und im Zuge von Prüfungen durchgehend in echte Dienstverträge umqualifiziert. Wenn Sie planen, Mitarbeiter zu beschäftigen, wird dies im Regelfall in Form von Dienstverträgen erfolgen. Wir berechnen die für Sie anfallenden Gesamtkosten sowie die Nettobezüge Ihrer Mitarbeiter gerne vor Abschluss eines Dienstvertrages. Wir führen für Sie auch gerne alle Berechnungen und Vergleichrechnungen durch, die im Falle der Umstellung von Werkverträgen in Dienstverträge erforderlich sind und sagen Ihnen genau, welche Kosten damit für Sie als Dienstgeber verbunden sind.

Für Trainer

Aufgrund derzeit laufender Prüfungen der Gebietskrankenkassen, werden Sie in Zukunft vor allem in Form von echten Dienstverträgen beschäftigt werden. Wir beraten Sie vor Abschluss eines Dienstvertrages gerne im Detail über Ihre Rechte und berechnen vorab Ihren Netto Bezug. Wir erstellen Vergleichsrechnungen über Ihre Brutto- und Nettobezüge bei Werkverträgen, freien Dienstverträgen und echten Dienstverträgen und erklären Ihnen die Vor- und Nachteile für Sie sodass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Stand: 1. April 2014

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